Política de tratamiento de datos personales IKOMMI S.A.S.

IKOMMI S.A.S. comunica a todos sus clientes, usuarios y a la comunidad en general  grupos de interés la Política de tratamiento de datos personales que ha sido adoptada en cumplimiento del régimen legal vigente contenido en las leyes estatutarias 1581 de 2012 y  sus decretos reglamentarios
1. Alcance de la Política:
Esta Política aplica para todos los datos personales que recolecta IKOMMI S.A.S. dentro de sus actividades ordinarias. Esta contiene las obligaciones del Responsable del tratamiento de los datos,  los derechos de los titulares de la información y cómo ejercerlos. Por lo tanto, es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores de IKOMMI S.A.S. ya sea en calidad de empleados, contratistas o aliados.
2. Responsable del Tratamiento
IKOMMI S.A.S., en adelante IKOMMI o la Organización, es una sociedad comercial identificada con el NIT 901456655 - 1 , con domicilio principal en la Carrera 56C #128B -14  de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Página https://www.Ikommi.com/ Teléfono celular 3192553000 en la ciudad de Bogotá, con correo electrónico para notificaciones experienciacliente@Ikommi.com, gerencia@Ikommi.com, será quien actúe como Responsable del Tratamiento.
3.  Definiciones:
Para efectos de interpretación la Política recoge las siguientes definiciones establecidas por la ley 1581 de 2012:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Datos que recolecta IKOMMI:
Dentro del ejercicio ordinario de las actividades de IKOMMI, esta recolecta Datos Personales   públicos, privados y semiprivados dependiendo de la relación del Titular de la información con la IKOMMI
Por regla general IKOMMI no recolectará, usará o tratará datos sensibles salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos que la ley determina que no se requiere dicha autorización. Sin embargo es importante manifestar que:
A.  Los Datos Personales Sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
B.    IKOMMI no condiciona ninguna actividad comercial a que el Titular suministre datos personales sensibles.

5.  Tratamiento y finalidad
El Tratamiento, esto es la Recolección, Almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos se realizará con ayuda de medios automatizados y físicos que en todo caso protejan la información de accesos no autorizados:
A.          Recolección: con excepción de aquellos datos que pueden ser tratados sin autorización del Titular, IKOMMI solicitará autorización expresa para recolectar datos personales.
Por regla general se solicitarán los siguientes datos:

1. Nombre completo
2.  Documento de identidad
3. Correo electrónico
4. Número telefónico y celular
5. Dirección y lugar de residencia

La autorización corresponderá a un ejercicio libre e informado por parte del Titular de la información, después haber leído  y entendido la presente política.
B. Almacenamiento: la información podrá ser almacenada en registros físicos o digitales, dentro y fuera de Colombia. IKOMMI dispondrá de medidas técnicas y administrativas que le permitan cumplir con sus deberes como Responsable de la Información. Sin embargo los titulares de la información aceptan y entienden que ningún sistema de almacenamiento es 100% seguro ya que podría ser víctima de ataques malintencionados de terceros. IKOMMI no responderá por los perjuicios que puedan generarse salvo que la ley indique lo contrario
C. Circulación: los datos circularán de manera restringida dentro de IKOMMI con autoridades administrativas o judiciales cuando éstas se encuentren ejerciendo sus funciones legales o por orden judicial, y con terceros siempre que cuente con los debidos contratos de transmisión o transferencia de datos, o con la autorización expresa del Titular de la información. En especial circulan de manera externa con la Dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN y con el proveedor de facturación tecnológica cuando es necesario y con las empresas dedicadas al transporte de mercancía cuando es del caso.
D.  Supresión: los datos serán eliminados de las bases de datos de IKOMMI cuando el Titular lo solicite y aquello sea procedente, cuando ya no exista una finalidad legítima para conservar los datos y por orden de autoridad competente.
Los datos serán tratados con la finalidad de ejecutar labores comerciales y administrativas que permitan ejecutar el objeto social de IKOMMI que tiene que ver con la comercialización de sus productos, gestión de talento humano y relaciones con proveedores.  En específico se llevarán a cabo las siguientes actividades:
A. Cuando se trate de bases de datos de clientes:

1.  Para brindar atención al cliente y servicio pre y post venta a través de email, mensajes de texto, mensajería instantánea y llamadas telefónicas.
2. Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas pedido y demás documentos como soporte de una transacción de compra venta.
3. Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Titular
4. Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados por el Titular. Así como el proceso de evaluación y posterior calificación de la calidad del servicio prestado.
5. Atención del trámite de garantías y devolución de productos.
6. Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
7. Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción del cliente y de conocimiento del Cliente.
8. Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales propios del objeto social de IKOMMI que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus clientes.
9. La prestación de servicios de atención telefónica; cobranzas u otros de naturaleza similar.
10. La ejecución de procesos  contables.
11. La realización y cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos
12. Adelantar el control y prevención de fraudes y lavado de activos, cuando aplique.
13. La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de información personal.

B. Cuando se trate de bases de datos de colaboradores:

1. Para el normal desarrollo de la relación comercial y contractual sostenida con IKOMMI.
2. Desarrollo de estudios de seguridad y financieros.
3. Desarrollo de servicios de seguridad electrónica, seguridad física, seguridad industrial.
4. Procesos contables, tributarios, pago de facturas y demás.
5. Desarrollo de servicios de comunicaciones corporativas.

 

Para el tratamiento de los Datos Personales aplicaran los principios indicados en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales  es una actividad regulada y debe sujetarse a lo establecido en la ley;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
6. Además de los derechos reconocidos por la ley y la jurisprudencia, los Titulares de la información tendrán derecho a: 
 
A. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
B. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
C.  Solicitar prueba de la autorización otorgada.
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
F.  Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

7. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el área administrativa  o la dependencia que haga sus veces.

8. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para ejercer sus derechos los titulares de la información pueden enviar un correo electrónico a gerencia@Ikommi.com o comunicarse a al teléfono  3192553000

El titular deberá presentar su comunicación de manera verbal o escrita aportando:

A.     Su nombre completo
B.     Número de identificación y tipo de documento
C.     Domicilio / Dirección para notificaciones
D.     Teléfono de contacto
E.      Dirección de Correo electrónico
F.      Copia del documento de identidad
G.     Descripción del derecho que pretende ejercer
H.     Pruebas que pretende hacer valer
Los casos radicados en días inhábiles de acuerdo con el calendario colombiano se entenderán radicados el siguiente día hábil.
Cuando se trate de una consulta esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando se trate de corrección, actualización, supresión o reclamo, el término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, IKOMMI informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

9.Vigencia
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de DICIEMBRE 08 de 2021
La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados. Sin embargo, los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y aún después mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos o una finalidad de archivo por la naturaleza de la relación que existió entre las partes.  Si no existe ninguna razón objetiva para retener los datos estos serán eliminados después de 2 años de el último contacto del Titular con IKOMMI, se conservarán durante 2 años, teniendo en cuenta que el Titular podría volver a tener relaciones contractuales con IKOMMI
Esta Política podrá ser modificada de manera unilateral por parte de IKOMMI en cumplimiento de algún deber legal o reglamentario o cuando sea necesario por la modificación de las condiciones de tratamiento y recolección. En dicha eventualidad se informará y publicará, para que los titulares de la información se manifiesten y ejerzan sus derechos, si estos no se manifiestan en un plazo de veinte (20) días hábiles siguientes, se entenderá que aceptan. Sin embargo, tal como lo establece la ley, cuando dicha reforma afecte aspectos sustanciales se obtendrá nueva autorización del Titular de la información.